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Guidelines para uma transformação digital de sucesso

14 março 2023

Artigo de Eduardo Oliveira, investigador em gestão e engenharia industrial no INEGI.

As tecnologias digitais são omnipresentes nas nossas vidas e negócios. Mas, já se questionou se as está a usar de uma forma que realmente cria valor?

A nossa experiência em projetos de consultoria e apoio à transformação digital permite-nos dizer que o processo de transformação digital é complexo e tem muitas vertentes. Estas dificuldades refletem-se na realidade nacional, onde várias iniciativas estratégicas (e.g., Plano de Recuperação e Resiliência - PRR, Iniciativa Nacional em Competências Digitais - INCoDe.2030), procuram recuperar o atraso em termos de competências digitais a nível nacional quando comparado com a União Europeia¹. Revela-se, então, não ser um processo fácil. O que fazer para ser bem-sucedido?

De forma a perceber melhor este processo, convém esclarecer a diferença entre três conceitos chave, nomeadamente digitização, digitalização e transformação digital².

Digitização refere-se ao processo de mudar de meios analógicos (e.g., papel) para meios digitais (e.g., armazenamento num sistema de informação ou em cloud). Isto permite o acesso facilitado à informação e a desmaterialização dos processos, mas não altera significativamente a forma de funcionar do negócio.

Digitalização é o uso de tecnologias digitais de forma a alterar o modelo de negócio, criando novas oportunidades para produzir valor e receita. Um exemplo disto é a partilha facilitada de informação entre as várias áreas de negócio, o que possibilita a análise de dados cruzada e uma perspetiva mais completa na forma como o negócio opera.

Por último, a transformação digital corresponde a considerar as tecnologias digitais como uma parte central do modelo de negócio, tornando-o mais robusto e resiliente. Implica repensar radicalmente os processos, como por exemplo personalizar a experiência do cliente através do uso de apps, e/ou tornar o registo e entrega das encomendas um procedimento unificado numa só plataforma.

É essencial perceber em que ponto da transição está o seu negócio, de forma a perceber que valor as tecnologias estão a criar no seu negócio. A digitização e a digitalização implicam menos riscos e uma mudança menos radical, mas também trazem menos valor e receita para o seu negócio, sobretudo a longo prazo.

Maior proveito por vezes implica apostas de maior risco

Mas, se para suceder na transformação digital e transformar o seu negócio implica mudanças radicais e riscos, quais são as principais barreiras e fatores de sucesso?

As barreiras e oportunidades para a transformação digital podem-se dividir em tecnológicas, organizacionais e ambientais. As principais barreiras³ a considerar são as seguintes:

Tecnológicas

Conhecimento limitado da infraestrutura informática existente por parte dos gestores operacionais
Falta de compatibilidade entre os recursos e os
Sistemas informáticos usados
Custos de manutenção da tecnologia

Organizacionais

Falta de capacidade de previsão no planeamento tecnológico
Falta de transparência entre a equipa de gestão e a equipa operacional
Competências e mindset dos gestores operacionais
Pouca exposição a tecnologias digitais
Layouts e processos datados

Ambientais

Concorrência
Tensões internas (mentalidade de silo)
Pressão de clientes e fornecedores

No que concerne as oportunidades/incentivos, estes são os seguintes:

Tecnológicos

Sistemas digitais já implementados (e.g., Warehouse Management Systems - WMS, Enterprise Resource Planning - ERP) permitem alguma familiaridade com tecnologias digitais, e facilitam a implementação de novas tecnologias.

Organizacionais

Experiência com novas tecnologias a nível de gestão
Foco nos ganhos que a transformação digital pode trazer (e.g., aumento de produtividade, tornar o trabalho mais fácil)

Ambientais

Transformação digital permite ultrapassar concorrência
Projetos de transformação digital podem estimular a criação de cooperações entre empresas e outras entidades.

De modo geral, o sucesso da transformação digital de uma empresa depende do grau de exposição que a organização e os seus elementos tiveram à implementação de tecnologias digitais, e à forma como essa experiência e os resultados expectáveis são transmitidos a toda a organização, em particular aqueles que têm menos exposição às tecnologias digitais e aos que podem ser mais afetados pela transformação digital. É essencial transmitir uma ideia do futuro, as etapas concretas para lá chegar, e os potenciais ganhos.

Tendo em conta o impacto das experiências passadas com tecnologia, uma transformação digital bem-sucedida é importante não só pelo valor que é criado, mas também pelo impacto positivo que pode trazer à cultura de uma organização, fornecendo uma base de apoio e exemplo de sucesso que pode ser alavancado em iniciativas futuras, tornando a sua organização mais resiliente e inovadora. Assim como um processo malsucedido pode tornar mais difícil a implementação de futuras inovações, e estagnar a organização.

Tendo em conta as barreiras e incentivos acima elencados, é essencial construir uma equipa com competências a nível das tecnologias digitais e da gestão de mudança, que sejam capazes de transmitir o seu conhecimento e experiência de forma clara, estruturada e objetiva. Mesmo a nível operacional, cada vez mais as contratações passarão a ser feitas baseadas no know-why do que no know-how², uma vez que a atualização de conhecimentos será permanente, e torna-se mais importante que os operacionais saibam o porquê do que está a acontecer e das mudanças que ocorrem, sendo que parte das competências serão delegadas na tecnologia.

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Consultoria | Gestão e Engenharia Industrial

Referências

1 Ministério do Planeamento de Portugal. (2021). PRR – Recuperar Portugal, Construindo o Futuro. Lisboa: Ministério do Planeamento.

2 Brusati, I. (2021). Digital Transformation and the Crucial Elements for Success. Obtido de Prosci.com: https://www.prosci.com/blog/digital-transformation-and-the-critical-elements-for-success

3 Mahroof, K. (2019). A human-centric perspective exploring the readiness towards smart warehousing: The case of a large retail distribution warehouse. International Journal of Information Management, 176-190.

4 Klumpp, M. (2018). Automation and artificial intelligence in business logistics systems: human reactions and collaboration requirements. International Journal of Logistics Research and Applications, 224-242.